Zakup programu komputerowego CRM to zakup przydatnego narzędzia. Ale to dopiero początek projektu. Warto pamiętać, że to nie firma dostosowuje się do programu, lecz program pomaga odzwierciedlić optymalne dla przedsiębiorcy schematy biznesowe.

Kluczowym elementem budowy systemu jest przygotowanie filozofii funkcjonowania działów bezpośrednio związanych z obsługą klienta, określenie kompetencji i uprawnień poszczególnych pracowników, zbudowanie mechanizmów odpowiedzialności za uruchomienie, kontynuowanie i przekazywanie poszczególnych procesów biznesowych. Jedynie w ten sposób możliwe jest uzyskanie efektu zgranego zespołu działającego w obszarze od ogólnych działań marketingowych poprzez typowe działania handlowe do miłej i owocnej obsługi posprzedażnej. Z tego też powodu wdrożenie systemu informatycznego należy poprzedzić szczegółową analizą przedwdrożeniową, której efektem jest opracowanie projektu wdrożenia.

Projekt wdrożenia zawiera między innymi:

• analizę stanu zastanego;
• oczekiwania i potrzeby klienta;
• opis występujących i zalecanych procesów;
• propozycję implementacji procesów w systemie informatycznym.

Istotnym etapem przygotowania projektu jest przetworzenie zebranych danych i na ich podstawie przygotowanie sugerowanych procesów biznesowych. Kluczowym w tym obszarze wydaje się udział konsultantów z Twojej firmy i wsparcie merytoryczne przy tworzeniu docelowych skryptów obsługi handlowej czy marketingowej. Ważnym jest, aby w procesie biznesowym nie odzwierciedlać jedynie stanu zastanego, gdyż w późniejszym etapie grozi to „zacementowaniem” niekorzystnych przyzwyczajeń w systemie informatycznym.

Przygotowany przez zespół konsultantów materiał będzie miał charakter uniwersalny. Wykorzystanie opisów możliwe będzie do wdrożenia systemu klasy CRM niezależnie od jego producenta.