Dolnośląska Izba Rzemieślnicza
oraz Małej i Średniej Przedsiębiorczości we Wrocławiu
Plac Solny 13
50-061 Wrocław
woj. dolnośląskie
www.izba.wroc.pl
Początki współpracy
W 2002 roku Izba Rzemieślnicza rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego. System w pierwotnej wersji miał służyć do gromadzenia bazy rzemieślników zrzeszonych w dolnośląskiej organizacji.
Proces wyboru był krótki. Duże możliwości definiowania kartoteki i dzielenia jej według różnych kryteriów wyłoniły zwycięzcę – wrocławską spółkę NetCRM. Producent programu dodatkowo oferował aplikację w modelu SaaS (zakup serwera, utrzymanie programu i administracja pozostają w gestii dostawcy). Użytkownik otrzymał system, do którego loguje się posiadając jedynie dostęp do internetu. Takie rozwiązanie znacznie obniżyło koszty zakupu i utrzymania programu komputerowego.
Rozwój współpracy – działalność oświatowa
Po zasileniu systemu danymi zebranymi z poszczególnych Cechów użytkownicy szybko doszli do wniosku, że system można wykorzystać w jeszcze wielu obszarach działalności Izby. Pierwszym z tych obszarów była działalność oświatowa Izby. Bardzo szybko zdefiniowano procesy biznesowe, konsultanci przygotowali system i niezbędne dokumenty.
Od tej pory wnioski o dopuszczenie do egzaminu uczniów były rejestrowane przez pracowników sekretariatu. Na podstawie tych wniosków pracownicy w Oświacie umawiali terminy egzaminów (dokument zawiadomienia o terminie egzaminu), przeprowadzali egzaminy i wpisywali protokoły egzaminacyjne do elektronicznej księgi wieczystej.
Nowe możliwości
Wprowadzenie systemu w tym obszarze podsunęło kilka nowych pomysłów. Przy takiej konfiguracji system w dalszym ciągu nie był w stanie odpowiedzieć na kluczowe pytania nurtujące organizację od dawien dawna, np. pracownicy dalej nie wiedzieli, kto w danym roku powinien zdawać egzamin i w jakim zawodzie. Pracownicy posiadali jedynie listę złożonych wniosków, a dotarcie do tych uczniów, którzy powinni złożyć wniosek (a nie złożyli), było kłopotliwe lub niemożliwe. Należało znaleźć rozwiązanie, w jaki sposób zasilić system niezbędnymi danymi.
Wszystkie Cechy w jednym MERLINIE
W tym okresie zrodziła się koncepcja połączenia wszystkich Cechów z Dolnego Śląska w ramach omawianego systemu MERLIN. Pomysł szybko zyskał uznanie zarówno pracowników Izby, jak i pracowników Cechów Rzemieślniczych, którzy dostrzegli dodatkowe zalety takiego rozwiązania:
- modernizacja cechu rzemieślniczego – to nowy zestaw komputerowy
- cech dostaje system do ewidencji i zarządzania umowami pomiędzy rzemieślnikiem a uczniem w zakresie praktycznego przyuczenia zawodu – maszyny do pisania można odstawić w kąt a wydruk siedmiu egzemplarzy jednej umowy to kwestia kilku minut
- informacja o uczniu i jego edukacji pojawia się już na etapie podpisania umowy, a wiedza o jego edukacji zasila jego kartotekę w systemie już od tego momentu – dotychczas dane były wprowadzane w momencie składania wniosku o dopuszczenie do egzaminu, czyli trzy lata później.
Te przesłanki skłoniły Izbę do złożenia wniosku o dofinansowanie unijne na zakup systemu i całej niezbędnej infrastruktury. Wniosek został rozpatrzony pozytywnie, a projekt - zrealizowany w cztery miesiące.
Dodatkowe zastosowanie MERLINA
W kilka miesięcy po uruchomieniu systemu w Izbie i wszystkich dolnośląskich Cechach okazało się, że projekt miał jeszcze kilka dodatkowych korzyści. A oto przykłady:
W czasie kolejnego audytu ISO Izba otrzymała dodatkowe punkty za pełną ewidencję elektroniczną wszystkich wpływających kontaktów wraz z krótką charakterystyką każdego pojedynczego wpisu. W czasie wdrażania MERLINA pracownicy przekonali się, że system jest również narzędziem wspierającym przyjęte procedury i normy np. wdrożonego od pewnego czasu ISO.
W pierwszej fazie współpracy z NetCRM Izba Rzemieślnicza sama starała się uzupełniać system bazą rzemieślników. Podłączenie Cechów udowodniło, że samodzielne i jednocześnie rzetelne prowadzenie tej bazy przez Izbę jest niemożliwe - to w Cechu pracownicy na bieżąco uzyskują informacje o czasowym zawieszeniu działalności, zmianie nazwy zakładu, przekształceniach własnościowych, zamknięciach jednej przy jednoczesnym otwarciu drugiej firmy rzemieślnika itp. Rzetelne wprowadzenie tych danych do systemu to efekt elektronicznego generowania umów o praktyczną naukę zawodu, na której muszą znaleźć się kompletne i aktualne dane rzemieślnika.
Cech miał utrudniony dostęp do informacji, czy uczeń złożył wniosek i czy zdał egzamin czeladniczy. Po wdrożeniu systemu oprócz tych danych widzi również daty złożenia wniosku, daty zdania egzaminu, ocenę, numer druku ścisłego zarachowania dyplomu czeladniczego itp.
Izba ma pełny dostęp do danych o uczniach. Od tej pory nie prosi Cechów o wykaz uczniów w danym zawodzie. Jest to kwestia wyświetlenia odpowiedniego raportu.
Izba wie, ilu uczniów powinno przystąpić do egzaminu w danym roku - wystarczy wyświetlić uczniów z ostatniej klasy nauki danego zawodu. Przygotowanie egzaminu to kwestia wysłania zaproszeń nie tylko do tych, którzy złożyli wniosek, ale również zainteresowania tych „spóźnialskich”.
Zobacz referencje